Privacy Policy

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite questo sito è l’impresa individuale di seguito identificata, che gestisce il servizio Condo AI (di seguito anche il «Servizio»).

Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali è possibile scrivere a info@condoai.it oppure, per comunicazioni formali, alla PEC luca.marzotto@pec.it. Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti ex art. 37 GDPR.

Questa informativa riguarda:

• il sito pubblico (pagine informative, richiesta della prova gratuita);
• l’applicazione gestionale riservata agli studi di amministrazione condominiale (gli «Studi» o i «Clienti») e ai loro incaricati;
• il portale condòmini, tramite il quale gli inquilini e i proprietari invitati da uno Studio inviano segnalazioni, letture e consultano avvisi.

Per i dati trattati all’interno dell’applicazione per conto degli Studi si veda in particolare la sezione 8, che distingue i ruoli di titolare e responsabile del trattamento.

a) Dati di navigazione.I sistemi informatici che fanno funzionare il sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso di Internet: indirizzi IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, esito della richiesta, informazioni sul browser e sul sistema operativo. Si tratta di dati necessari alla fruizione del sito, utilizzati anche per garantirne la sicurezza, conservati dai fornitori di hosting per periodi limitati.

b) Dati forniti volontariamente. Compilando il modulo di richiesta della prova gratuita vengono raccolti: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, nome dello studio, città ed eventuali note libere. Analogamente, chi scrive agli indirizzi di contatto fornisce i dati contenuti nella propria comunicazione.

c) Dati degli utenti del Servizio. Per gli Studi che attivano un account: dati identificativi e di contatto del referente, credenziali di accesso (la password è conservata esclusivamente in forma cifrata non reversibile), dati di fatturazione, log tecnici di utilizzo del Servizio, contenuti delle richieste di assistenza.

d) Dati trattati per conto degli Studi.All’interno dell’applicazione ogni Studio carica e gestisce dati relativi ai propri condomìni: anagrafiche di condòmini, inquilini e fornitori, segnalazioni e relative fotografie, letture dei contatori, comunicazioni, rate, documenti e sinistri. Il Titolare tratta questi dati esclusivamente per conto dello Studio, secondo quanto descritto nella sezione 8.

Il Servizio non è destinato a raccogliere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati giudiziari; si invita a non inserirli nei campi a testo libero se non strettamente necessario alla gestione condominiale.

Non viene svolta alcuna attività di profilazione a fini commerciali: non costruiamo profili comportamentali né prendiamo decisioni automatizzate sugli interessati.

Il Titolare può contattare via email studi di amministrazione condominiale e professionisti del settore immobiliare per presentare il Servizio, anche se non hanno avuto precedenti rapporti con noi. Riteniamo doveroso spiegare in modo trasparente come funziona.

Dati trattati e loro origine.Trattiamo esclusivamente dati di contatto di natura professionale — denominazione dello studio, indirizzo email aziendale, città, sito web ed eventuale nome del referente — raccolti da fonti pubbliche riferite all’attività professionale: siti web degli studi, elenchi e directory di categoria, profili di attività commerciali. Per ogni contatto conserviamo l’indicazione della fonte e la data di raccolta, così da poterla comunicare all’interessato che ne faccia richiesta.

• non utilizziamo indirizzi PEC per finalità commerciali, né dati estratti da INI-PEC o da registri il cui scopo istituzionale è diverso;
• non acquistiamo elenchi di contatti da terzi e non trattiamo dati di natura personale non professionale;
• ogni comunicazione identifica chiaramente il mittente, indica la fonte del contatto e contiene un collegamento diretto per opporsi;
• il numero di messaggi è limitato: dopo un massimo di tre comunicazioni senza risposta il contatto non viene più ricontattato.

Come opporsi.L’opposizione è immediata, gratuita e non richiede motivazione: è sufficiente utilizzare il collegamento presente in ogni email oppure la pagina condoai.it/disiscrizione. L’indirizzo viene inserito in un elenco di esclusione permanente e non riceverà più alcuna comunicazione commerciale. In alternativa è sufficiente scrivere ai recapiti indicati nella sezione 1.

Conservazione.I dati di contatto dei potenziali clienti che non manifestano interesse sono cancellati entro 12 mesi dall’ultimo contatto. Gli indirizzi che hanno esercitato l’opposizione sono invece conservati a tempo indeterminato nel solo elenco di esclusione, con l’unica finalità di garantire che non vengano ricontattati: è il trattamento minimo necessario per rispettare la volontà dell’interessato.

Alcune funzioni del Servizio utilizzano modelli di intelligenza artificiale per assistere il lavoro dell’amministratore: ad esempio la sintesi delle segnalazioni ricevute, la preparazione di bozze di comunicazioni e la lettura del valore dei contatori a partire dalle fotografie inviate dai condòmini.

• l’AI produce proposte e bozze: le decisioni con effetti verso gli interessati restano sempre in capo a una persona (l’ amministratore che rivede, modifica e approva). Non vengono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici ai sensi dell’art. 22 GDPR;
• i testi e le immagini elaborati vengono trasmessi ai fornitori di modelli AI indicati nella sezione 6, che agiscono quali responsabili o sub-responsabili del trattamento;
• il Titolare non utilizza i dati dei Clienti per addestrare propri modelli di intelligenza artificiale.

I dati non vengono diffusi né venduti. Possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, nella misura strettamente necessaria:

• fornitori di servizi tecniciche agiscono come responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR: hosting e distribuzione dell’ applicazione (Netlify, Inc.), database e archiviazione (Supabase, Inc.), fornitori di modelli di intelligenza artificiale (tramite la piattaforma OpenRouter), fornitori di servizi di invio email;
• consulenti del Titolare (commercialista, legale) per gli adempimenti di legge o la tutela dei diritti;
• autorità pubbliche, quando la comunicazione è imposta dalla legge.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto ai recapiti indicati nella sezione 1.

Alcuni dei fornitori indicati alla sezione 6 hanno sede o infrastrutture negli Stati Uniti o in altri Paesi terzi. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (incluso, ove applicabile, l’EU-U.S. Data Privacy Framework) oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR), integrate ove necessario da misure supplementari.

Per i dati personali che ogni Studio carica e gestisce nell’applicazione (anagrafiche di condòmini, inquilini e fornitori, segnalazioni, letture, documenti e ogni altro dato riferito ai condomìni amministrati):

• lo Studio è titolare del trattamento, in quanto determina finalità e mezzi del trattamento dei dati dei propri amministrati;
• il gestore di Condo AI agisce quale responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (DPA) disponibile su richiesta, e tratta tali dati esclusivamente secondo le istruzioni documentate dello Studio;
• i condòmini e gli inquilini che desiderano esercitare i propri diritti su tali dati devono rivolgersi in prima battuta al proprio amministratore; il Titolare fornirà allo Studio ogni assistenza necessaria;
• l’architettura del Servizio è multi-tenant con isolamento dei dati: ogni Studio accede esclusivamente ai propri dati, e anche in caso di sospensione del Servizio l’esportazione dei dati resta sempre disponibile.

Nei limiti degli artt. 15-22 GDPR, ogni interessato ha diritto di ottenere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, nonché di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse. Le richieste vanno indirizzate ai recapiti della sezione 1 e ricevono riscontro entro un mese, prorogabile nei casi previsti dall’art. 12 GDPR.

Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato membro di residenza abituale.

• connessioni cifrate (HTTPS/TLS) per tutte le comunicazioni con il sito e con l’applicazione;
• password conservate esclusivamente in forma cifrata non reversibile (hashing con algoritmo bcrypt);
• isolamento dei dati tra i diversi Studi (architettura multi-tenant con verifica del tenant su ogni richiesta);
• accessi amministrativi limitati e protetti da credenziali personali;
• backup periodici gestiti dall’infrastruttura del database.

Il Servizio è rivolto a professionisti e imprese e non è destinato a minori di 18 anni. Il portale condòmini è riservato alle persone invitate dallo Studio amministratore nell’ambito della gestione condominiale.

Questa informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche del Servizio o della normativa: la versione vigente è sempre pubblicata a questa pagina, con l’indicazione della data di ultimo aggiornamento. Per l’uso dei cookie e delle tecnologie simili si rinvia alla Cookie Policy; per le condizioni d’uso del Servizio, ai Termini di Utilizzo.