La guida completa

Apri condoai.it e clicca «Accedi» in alto a destra. La schermata di accesso mostra «Accedi al Portale» (per gli inquilini); come amministratore premi il bottone «Accesso Amministratore» in fondo alla maschera ed entra con email e password del tuo studio.

La sessione dura 8 ore e si rinnova a ogni uso: non ti sloga mentre lavori. Per uscire, menu avatar → Esci.

Tutto ciò che vedono i tuoi inquilini — email, portale, avvisi — porta il nome e il logo del tuo studio (nella barra in alto a sinistra e in tutte le email in uscita). Sei tu che comunichi con i condomini: Condo AI è il tuo strumento, invisibile dietro le quinte.

La barra laterale a sinistra è divisa in gruppi:

In alto il messaggio di benvenuto con eventuali avvisi operativi (es. letture non ancora inserite). Seguono le AZIONI RAPIDE: Registra Lettura, Nuovo Ticket, Crea Task, Invia Comunicazione, Gestisci Fornitori — le cinque cose che fai più spesso, a un clic.

I riquadri sotto mostrano: Copertura anagrafica (quanti inquilini sono raggiungibili via email, solo telefono o senza contatto — utile per capire dove migliorare i dati), DURC in scadenza (fornitori con documento che scade nei prossimi 30 giorni), e i contatori per archivio: condomini, inquilini attivi, fornitori, letture.

In alto a destra i badge rapidi: ticket aperti e task attivi — cliccabili per aprire direttamente la sezione. Il badge «gestionale · Attivo» in basso a sinistra ricorda che la sincronizzazione con il tuo gestionale è operativa, con la data/ora dell'ultimo allineamento.

Il selettore «CONDOMINIO ATTIVO» in cima alla sidebar filtra TUTTA l'app su un solo condominio; con «Seleziona condominio…» (vuoto) vedi tutti. Ogni sezione della guida rispetta questo filtro.

La casella «Cerca nome, email, unità…» trova le persone per PAROLE: ogni parola digitata deve comparire in un campo qualsiasi (nome, cognome, email o unità), in qualunque ordine e senza distinzione maiuscole/minuscole. «luca marzotto», «marzotto luca» e «marz» trovano tutti la stessa persona.

L'elenco è raggruppato per scala/unità dentro ogni condominio. Su ogni riga vedi i contatti e se la persona ha le credenziali per il portale (vedi sezione Portale inquilini). Puoi modificare email e telefono: servono per le notifiche e le risposte automatiche.

CLICCARE SU UN INQUILINO = aprire il suo FASCICOLO completo: informazioni di contatto, statistiche delle letture (quante, consumo medio, anomalie, grafico e storico riga per riga) e — accanto — le sue SEGNALAZIONI (ogni pratica con canale, data e stato) e i SOLLECITI DI MOROSITÀ (importo, giorni di ritardo, quando sono stati inviati). E anche qui tutto è cliccabile: una segnalazione apre la pratica con la sua cronologia, un sollecito mostra il dettaglio con il testo della mail inviata. Tutta la storia del rapporto con quel condomino in una schermata sola.

CLICCA SU UN CONDOMINIO e si apre la sua SCHEDA DI SINTESI: sei riquadri con tutto ciò che è collegato a quella gestione — inquilini (quanti, con portale, raggiungibili via email), pratiche (aperte, risolte), sinistri (aperti, chiusi), letture comunicate questo mese, MOROSITÀ con l'importo totale da incassare (riquadro evidenziato se c'è qualcosa da riscuotere) e comunicazioni pubblicate. Sotto, le ultime pratiche e i sinistri recenti con il loro numero SIN. La fotografia della gestione in una schermata.

La rubrica fornitori arriva dal gestionale con categoria e contatti. Per ogni fornitore vedi lo stato del DURC e la scadenza: quando si avvicina, l'allarme compare in Dashboard. Puoi registrare valutazioni (affidabilità, prezzi, puntualità): uno storico che si costruisce col tempo e ti aiuta a scegliere a chi affidare i lavori.

I fornitori CON EMAIL in anagrafica possono ricevere le richieste d'intervento dall'app (vedi la sezione Segnalazioni → Richiedi a un fornitore): assicurati che l'indirizzo sia corretto.

In cima trovi i filtri: condominio, canale (📱 Portale, ✉️ Email, Telefono, Manuale…) e stato. Il riepilogo grafico mostra da dove arrivano le richieste e quante sono aperte/in lavorazione. La barra di ricerca filtra per oggetto, testo o inquilino; con l'interruttore in alto a destra passi dalla vista a schede alla vista a elenco (compatta). Il bottone «CSV» esporta tutto in un foglio di calcolo.

Cliccando una pratica si apre la scheda completa. In alto: canale (✉️ email, 📱 portale…), stato e priorità; poi la CRONOLOGIA DELLA PRATICA, i dati del mittente e le azioni.

Tre porte d'ingresso, tutte nella stessa lista:

Quando il fornitore RISPONDE alla tua email, la sua risposta entra DA SOLA nella cronologia della pratica (pallino arancione con il suo nome) e ricevi campanella + email «Il fornitore ha risposto». L'inquilino non vede questa parte: il rapporto coi fornitori resta affare dello studio.

Quattro specialità, sempre sotto il tuo controllo:

La scheda «Assistente AI» parte collassata: premi «apri ▼» per aprirla. Dentro trovi la sezione «⚡ Risposte delegate» con questi controlli:

Il canone include un numero abbondante di generazioni al mese: il tetto esatto è mostrato in cima alla stessa scheda. Se hai bisogno di di più (o vuoi un modello diverso), puoi configurare una chiave AI tua — la scheda ti guida passo-passo — e da quel momento i limiti sono solo quelli del tuo fornitore.

Da quel momento, ogni 10 minuti il sistema legge la casella e trasforma le email in pratiche. Le email non vengono mai cancellate: solo segnate come lette.

Il riquadro «Ultime email lette dalla casella» mostra le ultime 8 con data, mittente, oggetto ed ESITO colorato:

Usa una casella DEDICATA alle segnalazioni (es. segnalazioni@tuostudio.it): ogni email in arrivo diventa una pratica. Se devi usare la casella della posta quotidiana, tieni SEMPRE attivo «Solo mittenti censiti».

Collegando la linea WhatsApp Business dello studio, il canale si accende in tre punti dell'app:

SOLLECITI (Pagamenti → Solleciti): quando scegli WhatsApp come canale del sollecito, al condomino arriva in chat un messaggio con nome, condominio, importo totale e giorni di ritardo. Il dettaglio delle rate e l'IBAN restano nella mail: in chat va un messaggio breve, come richiede WhatsApp.

COMUNICAZIONI (Bacheca): pubblicando una comunicazione spunti «Invia anche un WhatsApp»: riceve il messaggio chi ha il numero di telefono in anagrafica. La comunicazione completa resta in bacheca e nella mail.

PRATICHE: chi scrive al numero dello studio diventa una segnalazione con timeline, esattamente come le email. La risposta dell'AI torna IN CHAT (vedi sotto la finestra di 24 ore), e la tua risposta manuale pure.

Il numero va registrato sulla piattaforma WhatsApp Business di Meta e NON può usare contemporaneamente WhatsApp normale: serve una SIM o un numero fissO dello studio, mai il tuo personale.

Serve inoltre un account Meta Business a nome dello studio (la verifica aziendale si fa una volta, con partita IVA e documento). I messaggi che lo studio avvia per primo (solleciti, comunicazioni) sono fatturati da Meta a conversazione: importi piccoli, pagati direttamente a Meta col tuo account — tra noi non cambia nulla.

Se un passaggio non torna, gli errori arrivano tradotti in italiano direttamente nel pannello: il più comune è il token scaduto — rigenera quello permanente da Utenti di sistema.

WhatsApp (regola di Meta, non nostra) distingue due situazioni:

IL CONDOMINO TI HA SCRITTO nelle ultime 24 ore → puoi rispondergli liberamente, come in una chat normale. È il caso delle pratiche nate da un suo messaggio: la risposta dell'AI e la tua tornano in chat senza limiti.

VUOI SCRIVERE TU PER PRIMO (solleciti, comunicazioni) → serve un MESSAGIO TEMPLATE approvato da Meta: un testo standard con qualche variabile, che Meta verifica per proteggere i destinatari dallo spam. Per questo i solleciti e le comunicazioni partono coi template descritti qui sotto, mentre il dettaglio completo viaggia sulla mail.

In business.facebook.com → Gestore messaggi aziendali → Modelli messaggio crea i due template con questi testi ESATTI (categoria: Utilità, lingua: italiano). L'approvazione di solito arriva in minuti o poche ore.

Come per la email, niente sparisce in silenzio: il riquadro in fondo al pannello mostra i messaggi arrivati con numero, inizio del testo ed ESITO colorato — pratica creata (verde), in attesa di censimento (ambra) se il numero non è in anagrafica e hai attivo «solo mittenti censiti», bloccato (rosso) con il motivo spiegato (duplicato entro 48 ore, troppe risposte oggi per lo stesso mittente…).

Le risposte a chi ti ha scritto entro 24 ore sono gratuite. Meta fattura a conversazione i messaggi che lo studio avvia per primo (solleciti e comunicazioni, categoria Utilità): pochi centesimi per conversazione, con un tetto mensile — il conto è tra te e Meta, il canone del software non cambia.

Scrivi con grassetto, elenchi, link e foto — o fai preparare la bozza all'AI (sezione Comunicazioni AI). Scegli i destinatari: tutti gli inquilini del condominio o solo alcuni (li cerchi per nome). Poi pubblichi su bacheca, via email, o entrambe.

Ogni comunicazione mostra DUE ricevute separate con data e ora: «✉️ letta via email» (quando l'inquilino apre l'email) e «📱 letta nell'app» (quando apre la comunicazione nel portale). Il riepilogo «👁 X/Y informati» conta chi ha ricevuto almeno un canale: un numero onesto, calcolato solo su chi ha davvero le credenziali.

Sotto ogni comunicazione l'inquilino può scrivere un messaggio allo studio (con formattatura e allegati): ti arriva la campanella, rispondi dal pannello, e la conversazione resta agganciata a quella comunicazione con lo storico completo.

L'icona campanella in alto (col numero delle non lette) raccoglie: nuove pratiche, risposte dell'AI, repliche degli inquilini, risposte dei fornitori, scadenze. Click → pannello notifiche; da lì «Archivio notifiche» apre la ricerca completa con storico.

In Sistema → Impostazioni → Notifiche trovi gli interruttori: «Email per ogni nuova segnalazione» e «Avvisami anche via email quando l'AI risponde» (con il testo). Accendi ciò che vuoi ricevere nella tua posta.

Con l'app installata sul telefono, le notifiche arrivano come quelle di WhatsApp: per lo studio quando succede qualcosa, per gli inquilini quando lo studio risponde o pubblica. L'inquilino le attiva nel suo Profilo → Notifiche, con un tap.

Se un link scade, il bottone ✈️ sulla riga della credenziale lo rigenera e reinvia. Il template Excel è già precompilato coi nomi dei tuoi condomini: riempi email e unità, reimporta, e gli inviti partono a ritmo costante (per non finire in spam) con stima dei tempi visibile.

Cinque sezioni: Home (riepilogo), Comunicazioni (bacheca con ricevute e risposte), Segnala (nuove segnalazioni con foto + «Le tue segnalazioni» con la cronologia delle pratiche e le risposte dello studio), Letture (comunicazione del contatore), Profilo (dati, password, attivazione notifiche push).

Dal browser del telefono: «Aggiungi alla schermata home». L'app si installa con icona e notifiche, senza passare dagli store — Android e iPhone.

L'inquilino inserisce la lettura dal suo portale: sceglie la data (proposta = oggi), digita il valore e può allegare fino a 3 foto del contatore. Tu vedi in un colpo d'occhio chi ha comunicato e chi manca (l'elenco mancanti è evidenziato in Dashboard con link diretto), con confronto sui consumi precedenti: un numero palesemente sbagliato si nota subito, e le foto del contatore (badge 📷 accanto alla data) tolgono ogni dubbio.

Anche l'amministratore può inserire le letture per le unità (ad esempio quando l'inquilino comunica a telefono): nel pannello di inserimento rapido scegli la DATA della lettura (proposta = oggi, modificabile) e, per ogni unità, il bottone 📷 allega le foto del contatore.

Chiedi in linguaggio naturale: «chi manca nella scala B?», «ci sono consumi anomali quest'anno?» — l'AI legge i tuoi dati e risponde a parole, con i numeri, senza export né fogli di calcolo.

Al termine vedi una SCHERMATA ESITO con quattro numeri: rate importate, abbinate a un inquilino, NON importate e condomini coinvolti. Se qualche riga è stata scartata, il dettaglio ti dice riga per riga il perché («condominio non trovato», «inquilino non riconosciuto») e come rimediare: aggiungi i dati mancanti in Anagrafica e reimporta lo stesso file.

L'import è sicuro: le righe già importate in passato vengono riconosciute e saltate (nessun doppione), e il banner morosi in Dashboard si accende subito col totale da incassare.

COME AVVIENE L'ABBINAMENTO: la colonna «Condominio» del file viene confrontata con i condomini dell'anagrafica (ignorando maiuscole, anche a pezzi: «Rubino» trova «Condominio Rubino»); poi, dentro quel condominio, la riga va all'inquilino con quell'UNITÀ (es. 1/A1) oppure — se l'unità non torna — all'inquilino con lo stesso NOME E COGNOME (ignorando maiuscole e titoli come Sig./Dott.). Esempio: «Condominio Rubino · Capuozzo Michela · 1/A1 · Rata nr. 2 · € 24,41» diventa la rata scaduta di 24,41€ sul fascicolo di Capuozzo, abbinate all'unità 1/A1 di Rubino. Il criterio è spiegato anche dentro il pannello di import («Come vengono abbinati i dati all'anagrafica»).

Il sistema trova i morosi (con una tolleranza di 50€: sotto soglia non si sollecita) e prepara la lettera: un testo standard professionale, sempre uguale, con i dati del condòmino — nome, condominio, importo totale e giorni di ritardo — presi direttamente dai dati importati. Il testo è liberamente modificabile prima dell'invio. Nulla parte da solo: decidi tu ogni invio — o tutti insieme, vedi sotto.

In cima alla pagina c'è il selettore «Condominio»: parte dal condominio attivo della barra laterale ma qui puoi scegliere «Tutti i condomini» senza toccare nient'altro — proposte, preparazione dei testi e invii massivi seguono questo filtro.

Proposti, Approvati, Inviati, Scartati: clicca un riquadro per vedere SOLO quei solleciti (si evidenzia e mostra il badge «filtro»); ricliccalo — o chiudi il chip «Filtro attivo» — per tornare a tutti. Il filtro si combina con il selettore del condominio.

Il conto giusto è quello DEL CONDOMINIO: nella scheda di ogni condominio (Anagrafica → Condomini → matita → «Dati di pagamento») trovi INTESTATARIO del conto, IBAN e NOTE di pagamento (es. «causale obbligatoria con scala e interno»). Sono i dati che compaiono nel box «💳 Come saldare» delle mail di sollecito, insieme alla causale già pronta con le rate da saldare — e sono gli stessi che l'AI cita quando un condòmino chiede come pagare.

Se la scheda del condominio è vuota, si usano i dati generali di Sistema → Impostazioni → «Pagamenti e incassi»: comodi quando tutti i condomini hanno lo stesso conto. Il conto del condominio vince sempre su quello generale.

La mail contiene il testo dell'AI e, in automatico, la TABELLA del dettaglio: unità, ruolo, scadenza, descrizione, esercizio e importo di ogni rata scaduta, con il totale dovuto in chiusura. Tutto preso dai dati importati — niente calcoli a mano.

Il calendario degli eventi condominiali: in un'unica linea del tempo trovi i task in scadenza, le segnalazioni aperte, i promemoria delle letture e gli eventi dei condomini. Filtri per tipo e condominio; così la mattina vedi subito cosa richiede attenzione nei giorni che arrivano.

La tua lista delle cose da fare: promemoria, scadenze, adempimenti. Crei un task con titolo, priorità, scadenza e condominio; si chiude con un clic e restano lo storico e i contatori (aperti, in corso, completati). I task in scadenza compaiono anche nel Calendario e tra le attività della Dashboard — niente resta dimenticato in un angolo.

«Nuovo sinistro» → scegli il condominio, un titolo chiaro (es. «Perdita acqua scala B») e il tipo. Il sistema assegna il numero progressivo SIN-2026-0001, 0002…: il riferimento che citi con compagnia e perito.

Nel dettaglio: lo STATO scorre da Aperto a In valutazione, Preventivo inviato, In liquidazione fino a Chiuso (o Respinto) con un clic sui pulsanti colorati. I dati dell'assicurazione (compagnia, numero sinistro, perito e suo contatto, importi richiesto/liquidato) stanno nella scheda. Le FOTO e i documenti si allegano da telefono o computer (trascina o scegli il file: foto, preventivi, perizie).

Ogni sinistro ha informazioni diverse: la franchigia, la data del sopralluogo, l'autorità intervenuta… Nella sezione «Campi personalizzati» CREI TU i campi che servono: scrivi il nome, scegli il tipo (Testo, Numero, Data o Nota lunga) e premi Aggiungi — fino a 20 per fascicolo. I campi si compilano, si modificano e si eliminano con la ✕, e restano salvati nel fascicolo.

Dal dettaglio, «✏️ Modifica» riapre titolo, descrizione e dati assicurazione per correggerli; «🗑 Elimina» rimuove il fascicolo (dopo conferma). La storia resta ricostruibile a distanza di mesi — quando l'assicuratore chiede «mi mandi tutto», hai già tutto.

Sistema → Abbonamento mostra il piano attivo, le rate con scadenze, e COME pagare secondo il tuo contratto (bonifico con IBAN e causale pronti, Satispay con QR, PayPal, carta, addebito SEPA). Il bottone «Ho pagato» segnala il versamento: avvisa subito l'amministrazione del servizio, che conferma l'incasso.

Nei giorni prima della scadenza ricevi un PROMEMORIA (campanella e/o email, con le istruzioni di pagamento del tuo contratto). Se la scadenza passa senza incasso, ricevi ogni giorno — finché la rata non risulta pagata — un'email di sollecito gentile da info@condoai.it: quando segnali il pagamento (o premi «Ho pagato»), i promemoria si fermano subito.

Le fatture si caricano direttamente sulla riga della rata e restano scaricabili (PDF/XML): fine anno, commercialista, controlli — senza cercare nelle email.

Ogni voce del pannello (Sistema → Impostazioni) ha descrizione con esempi e viene mostrata come interruttore acceso/spento quando è un valore sì/no — mai «true» e «false» criptici. Le sezioni principali: Notifiche Telegram, Assistente AI, Email — diagnostica invii (gli ultimi 5 tentativi di invio con stato ed errore, più il bottone «Email di prova»), Email in uscita (SMTP) e le categorie di parametri.

Per MODIFICARE le impostazioni serve prima sbloccare con la tua password (il banner giallo «Impostazioni protette», valido 5 minuti): una tuta in più su cosa può cambiare chi usa il computer dello studio.

Ogni studio vede solo i propri dati (isolamento rigido); le password sono cifrate e mai visibili nemmeno a noi; le sessioni scadono da sole; l'accesso esterno al database è chiuso. Le credenziali della tua casella email e della chiave del gestionale restano negli archivi riservati del tuo studio e servono solo al funzionamento dei servizi attivati.

È il flusso completo, e funziona davvero — a queste condizioni, tutte verificabili in pochi minuti:

La risposta automatica in chat ha quattro controlli di sicurezza, in questo ordine. Controllali tutti:

Una regola della piattaforma WhatsApp (non nostra): un'azienda può scrivere per prima a un cliente solo con un MESSAGGIO TEMPLATE approvato. Le risposte a chi ti ha appena scritto non hanno limiti; solleciti e comunicazioni invece partono con i due template descritti nella sezione WhatsApp di questa guida («sollecito_rate» e «avviso_condominio», con i testi pronti da copiare).

Una volta approvati in Meta Business, non serve altro: scegli WhatsApp come canale del sollecito, o spunti «Invia anche un WhatsApp» quando pubblichi in Bacheca. Se il nome del template in Meta è diverso da quello predefinito, correggilo nei campi del pannello WhatsApp.

No: il numero che colleghi viene registrato sulla piattaforma WhatsApp Business e smette di funzionare sull'app WhatsApp normale. Serve un numero dedicato dello studio — una SIM seconda o un numero fisso — che diventa il canale ufficiale con i condòmini.

Per PROVARE senza numero dedicato: l'ambiente di sviluppo di Meta mette a disposizione un numero di test con cui puoi scrivere solo a 5 numeri che aggiungi tu a un elenco (ad esempio il tuo e quello di un collega): perfetto per il collaudo, inutile per la produzione.

Il sistema confronta il numero con i telefoni in anagrafica. Se non lo trova:

Con «solo mittenti censiti» ATTIVO (la stessa protezione che hai per la email): la pratica finisce nello stato «⏳ In attesa di censimento» — visibile in Segnalazioni — e NON parte nessuna risposta. Tu decidi: censire il mittente (collegandolo a un inquilino) o scartare la pratica.

Con la protezione spenta: il condomino riceve in chat una richiesta di nome, condominio e interno; appena risponde, la pratica va avanti.

Sistema → Impostazioni → pannello «Ricevi le segnalazioni dalla tua email»:

Da lì in poi ogni 10 minuti il sistema legge la casella: le email diventano pratiche con la stessa AI e le stesse tutele del canale chat. Le email non vengono mai cancellate: solo segnate come lette.

Sì, se le dai delega — e la delega la concedi TU, parametro per parametro (Impostazioni → Assistente AI):

Il canone include un numero abbondante di generazioni al giorno e al mese — il tetto esatto è sempre visibile nella scheda dell'assistente AI, così non hai sorprese. Se ti serve di più, oppure preferisci un modello diverso: nella stessa scheda puoi inserire la chiave del TUO fornitore (Google, Groq, OpenRouter…) e da quel momento i limiti sono solo quelli del tuo account, senza passare da noi.

Esiste anche un freno anti-abuso per i condòmini: massimo 3 risposte automatiche al giorno per la stessa persona, sia su email sia su chat. Superato il tetto, le richieste successive diventano bozze per te.

Il percorso, in ordine:

Sì: «Invia tutti» (per un condominio o per tutti). Chiedi UNA sola conferma con il riepilogo, poi non ci sono altri popup. Per non finire nello spam e non farvi bloccare dai provider, gli invii partono a BLOCCHI DI 10 OGNI 5 MINUTI: i primi 10 subito, il resto in coda sul server — puoi chiudere la pagina, l'invio prosegue. Al termine hai il riepilogo con inviati e saltati col motivo (ad esempio: nessuna email in anagrafica).

All'import delle rate il sistema cerca l'abbinamento in due passi: prima il CONDOMINIO per nome (anche parziale), poi l'INQUILINO per unità e nome normalizzato (maiuscole/minuscole e piccole differenze non contano). Esempio: «CAPOZZO MICHELA» dell'unità B4 viene riconosciuta se in anagrafica esiste «Capuozzo Michela» dell'unità B4 dello stesso condominio.

Le righe che non trovano l'abbinamento vengono SALTATE, mai create alla cieca: l'esito dell'import è un riquadro con quattro numeri (lette, abbinate, scartate, doppioni saltati) e l'elenco delle righe scartate col MOTIVO — in primis «inquilino non riconosciuto». Il rimedio è scritto lì: creare l'anagrafica mancante e reimportare lo stesso file; i doppioni vengono riconosciuti e saltati, quindi il reimport è sicuro.

Due cose, entrambe tue:

Per ogni inquilino a cui vuoi dare l'accesso si crea la credenziale dalla sua scheda: il sistema genera un LINK DI PRIMO ACCESSO che riceve per email e con cui sceglie la sua password. Se la mail non arriva o la perde, c'è il REINVIO del link dalla stessa scheda.

Da lì entra quando vuole dal telefono o dal computer: segnalazioni con risposta dell'amministrazione, bacheca, letture, avvisi. La sessione si rinnova finché usa l'app e si chiude da sola dopo 8 ore di inutilizzo; la password si cambia dal suo profilo.

Dentro l'area riservata (tua o degli inquilini) c'è l'icona flottante «Installa l'app»: apre le istruzioni specifiche per il tuo dispositivo. In breve: su Android/Chrome basta il menu ⋮ → «Installa app»; su iPhone si fa da Safari con Condividi → «Aggiungi a Home». Da quel momento l'app apre a tutto schermo con la sua icona, come un'app vera, e riceve le NOTIFICHE PUSH sul telefono anche a app chiusa.

Ogni comunicazione in Bacheca mostra le ricevute divise per canale: quante letture VIA APP e quante VIA EMAIL, con data — non un semplice «inviato». Sotto ogni comunicazione vedi anche le RISPOSTE dei condòmini (chi ha scritto cosa), con le non lette evidenziate. E per gli invii singoli (email o WhatsApp) il registro in Sistema → Impostazioni → diagnostica invii mostra stato ed eventuali errori di ogni messaggio.

ENTRAMBI, come preferisci. L'inquilino le comunica dal suo portale, allegando una o più FOTO del contatore. Tu le inserisci da Letture Acqua con «Inserimento rapido»: anche qui foto del contatore e — se stai registrando una lettura comunicata giorni prima — la DATA effettiva della lettura, che puoi impostare diversa da oggi.

Il sistema calcola da solo i consumi e segnala le ANOMALIE: se un consumo supera di una certa percentuale (configurabile, default 30%) la media storica dell'unità, te lo evidenzia — spesso è il primo indizio di una perdita dopo il contatore. C'è anche il promemoria automatico per chi non ha comunicato la lettura.

Il sistema ti avvisa su più livelli, e scegli tu quali tenere accesi (Impostazioni → Notifiche):

Apri la pratica e usa «Richiedi al fornitore»: parte un'email di richiesta con il contesto. Prima dell'invio, un popup ti mostra l'indirizzo del fornitore MODIFICABILE per quel singolo invio (con la spunta per salvare la correzione in anagrafica). Quando il fornitore risponde, la sua risposta entra da sola nella TIMELINE della pratica con il pallino 🔧 — visibile a te ma non al condòmino — e tu vieni avvisato. Tutta la storia della pratica (richieste, risposte, tue repliche) resta in un unico filo.

Le impostazioni sono del tuo studio e nessun altro studio può vederle. Se al computer lavorano altre persone, attiva la PROTEZIONE CON PASSWORD (Impostazioni → Sicurezza): da quel momento per modificare qualunque parametro serve prima sbloccare con la tua password (valida 5 minuti). Le credenziali vere — password della casella, chiave del gestionale, token WhatsApp — non vengono mai più mostrate dopo il salvataggio: si possono solo sostituire.

Due conti separati, per chiarezza:

IL SOFTWARE: nulla in più. Il canale WhatsApp fa parte del canone, come l'email e il portale.

META (WhatsApp): le risposte a chi ti ha scritto entro 24 ore sono gratuite. Meta fattura «a conversazione» i messaggi che lo studio avvia per primo — i solleciti e le comunicazioni: pochi centesimi per conversazione, con un tetto mensile. Questo conto è tra te e Meta, col tuo account business: noi non ci guadagniamo nulla e il canone non cambia. Un numero nuovo parte con un limite di circa 250 destinatari unici al giorno, che cresce da solo se la qualità delle conversazioni resta buona.

Si fa una volta sola, nella scheda del condominio: Anagrafica → Condomini → matita → sezione «Dati di pagamento». Lì compili INTESTATARIO del conto, IBAN e NOTE di pagamento (es. «causale obbligatoria con scala e interno», «bonifico entro il 10»). Da quel momento:

Non serve configurare «una AI per condominio»: l'intelligenza è una sola per studio, ma il contesto (compresi i dati di pagamento) arriva sempre dal condominio giusto.